Politique anti-pourriel - CEGEP de Jonquière

Ce document vous présente la Politique anti-pourriel (la «Politique») mise en place par CEGEP de Jonquière («CEGEP de Jonquière» ou «nous»), propriétaire et gestionnaire du service CEGEP de Jonquière de transmission de courriels (le «Service CEGEP de Jonquière») offert sur le présent site (« Site »), afin de veiller à ce que le Service CEGEP de Jonquière soit utilisé dans un esprit de respect d’autrui et de l’éthique professionnelle.

Cette Politique s’applique aux actes posés par CEGEP de Jonquière à l’égard des personnes ou entreprises qui se sont inscrites à son Service CEGEP de Jonquière (les «Clients» ou «vous») ainsi qu’aux actes posés par les Clients à l’égard des destinataires d’envois ciblés par courriel dans le cadre de l’utilisation du Service CEGEP de Jonquière (les «Destinataires»).

Que vise-t-on par «pourriel» ?

La Loi canadienne anti-pourriel (LCAP) définit les «pourriels» comme étant «des messages électroniques commerciaux non sollicités» et interdit l’envoi d’un message électronique commercial, sauf si la personne à qui le message est envoyé a consenti expressément ou tacitement à le recevoir.

Le message envoyé doit également respecter la forme prévue par règlement; il doit donc comporter les renseignements permettant d'identifier la personne qui l'a envoyé et celle au nom de laquelle il a été envoyé le cas échéant, ainsi que les renseignements permettant de communiquer facilement avec l'une ou l'autre de ces personnes. Le destinataire doit pouvoir se désabonner de la communication facilement et l'expéditeur doit y donner suite dans les dix jours ouvrables.

Pour plus de renseignements, nous vous prions de consulter notre rubrique : Précisions sur la Loi canadienne anti-pourriel (LCAP)

Nous adoptons une approche de tolérance zéro face à l'envoi de courriels non sollicités ou de pourriels par le biais de notre réseau. L’envoi de courriels non sollicités ou de pourriels est strictement interdit. Nous exigeons de nos Clients la souscription volontaire (opt-in) des Destinataires à leurs listes d’envois de courriels préalablement à la transmission de courriels en nombre à ces Destinataires par l'intermédiaire du Service CEGEP de Jonquière, sauf les cas de consentement implicite prévus à la LCAP.

En dehors de ces éventualités, tout courriel acheminé ultérieurement par un client sera considéré par CEGEP de Jonquière comme un pourriel, un « spam » ou un message non autorisé. Les violations de cette politique entraînent des pénalités graves. CEGEP de Jonquière pourra suspendre ou mettre fin au service dès qu’une violation de la politique de pourriel est portée à son attention. Selon la nature et l'ampleur du tort causé par ses actes illégaux, le Client pourrait être poursuivi en justice.

1) QUELLES SONT LES RÈGLES APPLICABLES ?

CEGEP de Jonquière souscrit et exige que ses Clients se conforment aux obligations de la LCAP et de toute autre loi ou règlementation applicable au marketing en ligne ou au contenu des messages commerciaux. Notamment, CEGEP de Jonquière se conforme et exige de la part de ses Clients à l’égard des Destinataires, le respect des règles de base suivantes :

Étape d’abonnement préliminaire : Le consentement exprès, informé et préalable de chacun des Destinataires devra, dans la mesure du possible, être obtenu par le Client du Service CEGEP de Jonquière avant de faire un envoi massif de courriels contenant des messages commerciaux (bulletin d’information, participation à un concours, offres de promotion de produits ou de services, etc.).

Par exemple, le consentement d’un Destinataire donné au moyen d'un formulaire électronique clairement intégré sur votre site web, pourra constituer un consentement exprès. Le formulaire électronique d'abonnement devra prévoir une case à cocher expressément par le Destinataire afin de souscrire volontairement à la liste d’envois et non pas présenter une case déjà cochée.

Par exception à la recherche de consentement exprès, un consentement implicite du Destinataire à l’envoi de messages commerciaux peut suffire dans les cas limitatifs et dans les délais spécifiques prévus à la LCAP.

Par exemple, la LCAP prévoit qu'un consentement implicite d’un destinataire peut être présumé dans les cas où il y a une « relations d'affaires en cours », telle la vente d’un bien ou d’un service, entre l’expéditeur et le destinataire et ce, pour une durée subséquente de deux ans. De même, la loi présume d’un consentement implicite d’une durée de six mois résultant d’une demande d’information du destinataire à l’expéditeur même si aucune vente ou relation d’affaires ne s’ensuit.

D’autres exceptions spécifiques sont prévues à la loi. Ainsi, si le destinataire a publié bien en vue son adresse électronique, par exemple sur un site Web commercial, sans préciser qu'elle ne veut pas recevoir des messages électroniques commerciaux non sollicités, l'adresse peut être utilisée pour des messages liés à son activité professionnelle ou à son entreprise commerciale. Cette exception s'applique aussi lorsque le destinataire a communiqué son adresse électronique à l'expéditeur sans aucune mention précisant qu'il ne veut pas recevoir de message électronique commercial non sollicité et que le message à un lien avec son activité professionnelle ou son entreprise commerciale. Un consentement implicite peut également s’inscrire dans le cadre d’une « relation privée en cours » au sens de la LCAP.

Nous vous recommandons de consulter notre rubrique : Précisions sur la Loi canadienne anti-pourriel (LCAP) qui présente certains cas de consentement implicite. Vous assumez cependant la responsabilité de prendre connaissance par vous-même des prescriptions de la LCAP notamment afin d’identifier les situations de consentements implicites et délais applicables, étant entendu que CEGEP de Jonquière n’assume aucune responsabilité ni dommage concernant l’exactitude ou l’exhaustivité du contenu informatif mis en ligne en regard des prescriptions de la LCAP.
Conservation de la preuve des consentements : La LCAP requiert de l’expéditeur qu’il soit en mesure de démontrer qu’il avait obtenu un consentement exprès du destinataire pour l’envoi de ses messages commerciaux ou que l’envoi s’inscrivait dans un cas de consentement implicite. Vous devez donc conserver la preuve des consentements exprès obtenus électroniquement ou sous forme papier en tout temps.

Pour les personnes qui ne vous fourniront pas leur consentement exprès, il sera important que vous conserviez dans vos dossiers l'information permettant de prouver que le consentement tacite s'applique. Egalement, vous devriez profiter du délai de consentement présumé par la Loi pour requérir du destinataire, son consentement exprès à la poursuite de vos envois électroniques sinon vous devrez épurer votre liste d’envoi à l’échéance du délai légal.
Sources et nature des transmissions : Toute transmission de courriels en nombre doit en identifier l’expéditeur. À cette fin, notre système est conçu de façon à afficher le nom et l’adresse de courriel du Client dans l’en-tête de tous les messages électroniques envoyés aux Destinataires par l'intermédiaire du Service CEGEP de Jonquière. La nature de l’abonnement devra clairement être indiquée par le Client dans toutes ses communications (bulletin de nouvelles, concours, liste d'envoi générale, etc.). Le message ne peut porter à confusion et comporter un abonnement masqué. Par exemple, un abonnement à un bulletin de nouvelles ne peut être considéré comme l’acquiescement à un abonnement à une liste d'envoi promotionnel.
Faculté de désabonnement : Même s'il consent d'une façon ou d'une autre à recevoir un message électronique commercial non sollicité, la LCAP exige que le Destinataire doit pouvoir se désabonner, sans frais, de l’envoi de messages électroniques commerciaux ou de certaines catégories de ceux-ci, en utilisant la méthode qui a été employée pour envoyer le message, ou dans l’impossibilité, toute autre méthode électronique qui lui permet d’exprimer cette volonté. Aussi, toutes les communications acheminées par courriel dans le cadre du Service CEGEP de Jonquière, qu’il s’agisse d’une première communication ou d’un suivi, doivent comporter une option de désabonnement par le Destinataire, qui soit clairement visible et rester fonctionnelle pour une durée minimale de soixante jours.

Selon la LCAP, l’expéditeur du message doit veiller à ce qu’il soit donné suite à la volonté de désabonnement sans délai et, en tout état de cause, au plus tard dix jours ouvrables après que cette volonté lui ait été communiquée et ce, sans nécessiter d’autre intervention de la part du Destinataire.

Dans le cas où vous recevriez des demandes de désabonnement par téléphone, télécopieur ou par la poste, le Client s'engage à procéder au désabonnement dans un délai de soixante-douze (72) heures suivant la réception de la demande.
Conservation de la preuve des désabonnements : Comme expéditeur, vous devez être en mesure de démontrer que vous avez répondu à une volonté de désabonnement du Destinataire, dans les délais légaux. Il vous revient donc de conserver la preuve des demandes de désabonnement qui vous ont été communiquées et le délai de traitement auxquelles elles ont donné lieu.
Contenu et Destinataires des messages transmis : Les messages courriels transmis par les Clients ne peuvent contenir des informations mensongères, trompeuses ou illégales et doivent notamment se conformer à toutes les règles contenues dans la rubrique «Quels sont les engagements du client relativement à l’utilisation du Service CEGEP de Jonquière?» des Modalités d’utilisation du Site. Les messages courriels conçus à des fins commerciales ou promotionnelles ne peuvent être envoyés à des internautes de moins de treize ans.
Utilisation ultérieure des courriels et listes d’envoi : Aucune adresse de courriel ne pourra être réactivée suite au désabonnement volontaire d'un Destinataire. Le Client ne pourra en aucun cas revendre les listes de Destinataires compilées par le biais du Service CEGEP de Jonquière. De même, une liste ne peut être réutilisée par d'autres entreprises ou partenaires que ceux mentionnés spécifiquement par le Client dans ses communications avec le Destinataire.
Plaintes et abus : Les Clients doivent mettre en place un système de traitement des plaintes qui soit juste, efficace, confidentiel et facile à l’utiliser à l’égard des problèmes reliés aux transmissions par courriel dans le cadre de l’utilisation du Service CEGEP de Jonquière. De plus, tous les messages transmis doivent comporter un lien intitulé « Rapportez un abus» qui mène directement sur le Site.

2) COMMENT TRAITE-T-ON LES ABUS?

Dans le cas où les Destinataires lésés cliquent sur le lien intitulé « Rapportez un abus» incorporé dans les messages courriels qui leurs sont destinés, ou si CEGEP de Jonquière est, d’une quelconque façon, mise au courant d’un abus réel ou potentiel de la part d’un Client, CEGEP de Jonquière, se réserve le droit, sans y être obligée, de vérifier la nature du manquement reproché, de transmettre au Client fautif un avis afin de réparer le défaut et, selon le cas, de suspendre les services ou d’y mettre un terme définitif.

3) INDEMNISATION EN FAVEUR DE CEGEP de Jonquière

Le Client assume la responsabilité d’adopter des pratiques et des comportements conformes à la LCAP ou à toute autre loi ou règlementation applicable au marketing en ligne ou au contenu des messages commerciaux.

En conséquence, le Client s’engage à défendre et à tenir indemne CEGEP de Jonquière, ses administrateurs et dirigeants de toute réclamation, demande, perte, coût et dépense (incluant les frais raisonnables d’avocat qui pourraient être encourus par CEGEP de Jonquière), dommage, jugement, pénalité, amende ou responsabilité de toute nature résultant, directement ou indirectement, de toute réclamation, plainte ou recours entrepris i) par des Destinataires en raison de messages électroniques commerciaux non-sollicités transmis par le Client dans le cadre du Service CEGEP de Jonquière. ou ii) par tout organisme gouvernemental découlant du non-respect de la LCAP ou de toute autre loi ou règlementation applicable au marketing en ligne ou au contenu des messages commerciaux.

4) Peut-on vous contacter ?

Si vous avez des questions au sujet de cette politique, de ses dernières mises à jour ou de nos pratiques relatives au traitement des pourriels ou pour rapporter des abus de la part de tiers, n’hésitez pas à communiquer avec nous par courriel à info@communications.cegepjonquiere.ca ou à l'adresse suivante :

CEGEP de Jonquière
2505, rue St-Hubert
Jonquière (Québec)
Canada G7X 7W2
418-547-2191 #222